בינה עסקית לעסקים - מה הנתונים מספרים לנו?

התמודדות עם הצפת מידע: אתגר ניהול הנתונים

בבתי עסק מתעוררת לא פעם בעיה בולטת: עסקים אוספים ג'יגה-בייטים של נתונים – ממכירות, מלאי, לקוחות, שיווק, תפעול, שירות – ומתקשים לעשות בהם סדר. מחלקת המכירות עשויה להחזיק נתוני עסקאות, עמלות או זמני סגירת עסקה; אנשי שירות הלקוחות צוברים נתוני פניות, תגובות ורמת שביעות רצון; במחלקת השיווק – מדדי קמפיינים, כניסות לאתר או צפיות בעמודי רשתות חברתיות. בארגונים רבים מצטברים קבצי אקסל נפרדים שמתבססים על דוחות ידניים – והדבר יוצר בלגן במידע. כאשר קשה לחלץ נתוני מפתח, גם המסקנות עשויות להיות מוטעות.

טעויות בניהול דאטה הן רבות ומגוונות: לעיתים הנתונים אינם מתואמים בין המחלקות, לפעמים נתוני המלאי לא מעודכנים בזמן אמת ובמקרים מסוימים המדד הנבדק הוא בכלל לא רלוונטי. ההשלכות עלולות להתבטא בקבלת החלטות המבוססת על מידע שגוי, חסר או לא מעודכן – או כזו שלא מבוססת על אף נתון. המחירים האפשריים הם תזמון שגוי של מלאי, השקעה לא רווחית בפרסום ואפילו קבלת החלטות כוח-אדם לא אפקטיביות. זהו המקום לשילוב פתרון שמרכז, מארגן, מציג בצורה ברורה ומאפשר ביצוע ניתוחים על בסיס מידע – פתרון כמו בינה עסקית.

בינה עסקית לעסקים >

מערכות BI עסקיות – לאילו עסקים זה יכול להתאים?

מערכות בינה עסקית פועלות על בסיס מאגרים קיימים של נתונים – אותם הארגון כבר מייצר מדי יום. הן משרתות מגוון רחב של עסקים ומתפקדות ככלי גמיש שארגונים רבים עשויים להרוויח ממנו. הנה כמה רעיונות ליישומים אפשריים של מערכות BI:

• רשת קמעונאית: עסק שמוכר גם אונליין וגם בחנויות פיזיות יכול לראות היכן המבצעים באמת עובדים ואילו מוצרים מושכים לקוחות חוזרים. באפשרותו לצמצם בזבוז מלאי, לתכנן כוח אדם בקופות או להגדיל מכירות דרך פילוח מועדון לקוחות.

• מפעל תעשייתי: נתונים מתהליכי ייצור, תחזוקה, תקלות ומלאי רכיבים מתחברים לתמונה אחת. זיהוי דפוסי תקלה מאפשר תחזוקה מונעת, מעקב אחר זמני השבתה יכול לקדם את התפוקה ותכנון רכש מבוסס ביקוש מצמצם חוסרים פתאומיים.

• משרד שירותים מקצועיים: אפשר להשוות זמני תגובה, נתוני שביעות רצון ואחוזי סגירה בין סניפים או עובדים. כך ניתן לזהות היכן נדרשת הכשרה נוספת, לאתר צווארי בקבוק בתורים ולפעול לטובת שימור לקוחות.

• ארגון ציבורי או עמותה: ריכוז תרומות, הוצאות, ביצועים ומדדי אימפקט מצייר תמונה ברורה של הפעילות – בעזרתה אפשר לתכנן תקציב, להציג שקיפות לתורמים ולהקצות משאבים בדיוק למקומות שהכי זקוקים להם.

• חברת לוגיסטיקה והפצה: בקרה על זמני איסוף ומשלוח, תפוסת צי הרכב והוצאות שוטפות תורמת לתכנון מסלולים יעילים יותר, שיפור דיוק בזמני מסירה והימנעות מקנסות על איחורים.

• מרפאות ומוסדות בריאות: מעקב אחר תורים, סטטוס כוח אדם, זמני טיפול ועומסי מחלקות עוזר לתאם צוותים, לקצר זמני המתנה ולשמור על רצף טיפולי. ניתוח דיווחי שביעות רצון יכול לעזור בקידום חוויית המטופל.

• גופי נדל”ן וניהול נכסים: בקרה על תפוסה, שכירויות, קריאות לשירות ואחזקת מבנים יכולה לעזור לתעדף השקעות בתחזוקה או יציאה למהלך שיווקי, במטרה למקסם רווחים ולהימנע מהחזקת דירות ריקות או מקבלת שיחות עם תלונות דיירים.

בינה עסקית למנהלים >

הדינמיקה בין הבינה לנתונים: עבודה עם המערכת

ברמת התוכנה, בינה עסקית לעסקים פועלת ככלי חכם שמחבר נתונים גולמיים ממקורות שונים – פלטפורמות חשבונאות,ERP ,CRM וכדומה – ומסדרת אותם על גבי דאשבורד ויזואלי ונגיש. כך, במקום לעבוד עם גיליונות נפרדים, כל הנתונים נמצאים במקום אחד ומאפשרים להתייחס אליהם בצורה נוחה ושימושית. מלבד ההצגה האינטראקטיבית, המערכת תומכת בניתוח בזמן אמת.

מה היא יכולה לעשות? בהתאם לצורך של המשתמש, מערכות כאלו עשויות לבצע פונקציות כמו יצירת גרפים, זיהוי מגמות, הדגשות אוטומטיות, איתור אנומליות, שליחת התרעות על חריגות ויכולות חיזוי. כל זה מאפשר למשתמש – גם אם אינו אנליסט מומחה – להבין את תמונת המצב במהירות, להסיק מסקנות חכמות ולפעול בצורה מושכלת יותר.

יתרונות המידע השימושי – איך לרתום נתונים לטובת העסק

בכל הנוגע לדאטה, הבינה העסקית משחקת תפקיד של תשתית המחברת בין מה שקורה בשטח למה שהארגון מבקש להשיג. במקום לחפש מספרים שהלכו לאיבוד בתכתובות מייל, מתקבלת תמונה נקייה ועקבית, שעוזרת למנהלים או לדרגי ביניים לתעדף נכון, לזהות מה משפיע ולגבש תוכניות מתאימות. להלן כמה מהיתרונות שהעסק עשוי להפיק מהשימוש במערכת:

• קבלת החלטות מהירה יותר – במקום לחכות שהאנליסטים ישלחו את המסקנות שלהם, ניתן לחלץ תובנות בזמן אמת, עם פילוח לפי מוצר, לקוח או אזור, כך שההחלטה נשענת על עובדות וההמתנה היא מינימלית.

• חיסכון בעלויות – איתור מוקדם של עלויות רכישה חריגות, מלאי עודף או נסיקה בביקוש, מאפשר תגובה מהירה שעשויה להצטבר לחיסכון משמעותי לאורך הרבעון או השנה.

• זיהוי הזדמנויות עסקיות – חשיפת מגמות חדשות או זיהוי קהלים שמגיבים למסר ספציפי, תומכת בהשקעה ממוקדת יותר.

• שיפור ביצועים תפעוליים – ניטור צווארי בקבוק עוזר לאזן עומסים, לשפר תכנון משמרות ולהגדיל תפוקה – לצד טיפוח שביעות הרצון של הלקוחות.

• שקיפות ודו"חות מדויקים – יצירת פלטפורמה אחת שמרכזת את הדאטה הרלוונטי מפשטת את הדיווח העקבי להנהלה, לבעלי מניות ולרגולטור.

• אוטומציה של תהליכים ידניים – באמצעות חיבור מקורות, שליפת נתונים והפקת דוחות באופן אוטומטי, אפשר לחסוך שעות עבודה יקרות.

• יישור קו בין מחלקות – כאשר כולם רואים את אותם נתונים, התקשורת בין הצוותים נעשית חלקה יותר ושיתוף הפעולה בין הגורמים השונים בארגון מתאפשר בקלות רבה יותר.

שאלות ותשובות

האם צריך ידע טכנולוגי מיוחד כדי להשתמש במערכת BI?

לא. המערכות נבנות כך שגם משתמשים שאינם מומחי אנליזה יוכלו לעבוד איתן, עם דשבורדים אינטואיטיביים ותצוגות בהירות – בפרט לאחר הכשרה בסיסית וצבירת ניסיון.

אילו נתונים אפשר לחבר לבינה העסקית?

כמעט הכל: נתוני מכירות, שיווק, כספים, מלאי, שירות לקוחות, משאבי אנוש, אתר אינטרנט, רשתות חברתיות, קבצי אקסל, גיליונות חשבונאות ודאטה שמגיע ממערכות נפוצות כמו CRM ו-ERP.

מה לגבי אבטחת מידע?

מערכות BI מודרניות כוללות שכבות אבטחה והרשאות גישה ברמות שונות. יש להגדיר אלו עובדים או דרגים יוכלו לראות כל סוג של מידע ולוודא התאמה לתקנות הארגון ולרגולציה הרלוונטית.

האם BI יכול לעזור בשיווק דיגיטלי?

בהחלט. ניתן לראות אילו ערוצים מביאים הכי הרבה לידים, להבין איזה קמפיין יש החזר השקעה גבוה ולהיעזר במערכת כדי להסיק איפה כדאי להתמקד.

מה היתרון של עסק שמתבסס על BI לעומת המתחרים?

ארגונים שמשתמשים ב-BI יכולים לראות את התמונה המלאה מהר יותר, לזהות מגמות מוקדם יותר ולקבל החלטות מדויקות יותר. כל אלה מקנים יתרון תחרותי בשוק תחרותי שמשתנה כל הזמן.

האם ניתן לשלב את הבינה העסקית עם כלים קיימים בעסק?

כן, מערכות BI יודעות להתחבר למגוון פלטפורמות קיימות, כך שלא מוכרחים להחליף תשתיות אלא מתאפשר לרכז את המידע שהן צוברות בסביבת עבודה אחת.

מהו הצעד הראשון לעסק שרוצה להתחיל להשתמש ב-BI?

יש להתחיל במיפוי מקורות המידע – להבין מה הן מערכות הדאטה שמשרתות את הארגון, אילו נתונים קיימים, מי משתמש בהם ולאילו מטרות. לאחר מכן יש לבחור מערכת שמתאימה לגודל ולצרכים העסקיים. לפעמים כדאי לבצע את ההטמעה בהדרגה, עם פיילוט מצומצם לפני פריסה מלאה.