חברת BI: מהי וכיצד היא עוזרת לעסק שלך?

פלטפורמת הבינה העסקית – הבסיס הטכנולוגי וצורת העבודה

פלטפורמת BI היא מערכת שמרכזת נתונים ארגוניים מסוגים שונים ומאפשרת להציג אותם בצורה ברורה, ויזואלית ונגישה למנהלים או לעובדים. במקום שכל מחלקה תעבוד על גבי גיליונות אקסל נפרדים או שכל דוח ייערך מחדש באופן ידני, הפלטפורמה פועלת כך שהיא מחברת בין מערכות כדוגמת ERP, CRM, הנהלת חשבונות, ניהול מלאי ואחרות – ומגבשת תמונה כוללת יותר.

הבסיס הטכנולוגי כולל חיבור למקורות נתונים שונים, מרכיב של עיבוד נתונים, פונקציות ניתוח בעזרתן אפשר לבחון חתכים ומגמות, ולבסוף ממשק דשבורדים שמציג את המידע בצורה אינטראקטיבית. המערכת שואפת להפחית את התלות בדוחות ידניים, את הצורך בהמתנה לסוף החודש לקבלת סיכומים ואת חוסר השקיפות של הדאטה הנחוץ למקבלי ההחלטות.

מה זה BI?

מה מרוויח העסק? תרומה למגוון זרועות הארגון

מטרת הקצה של מערכות BI היא לסייע בתרגום מידע לפעולה. כל ארגון, בין אם הוא עוסק במתן שירותים ובין אם בייצור ואפילו אם מדובר במוסד ללא כוונות רווח, מייצר כמויות משמעותיות של נתונים, עד כדי כך שפעמים רבות קשה להשתלט עליהן ולהתמצא בהן. כאן נכנסת לתמונה מערכת הבינה העסקית, שבאמצעות הנגשת הנתונים ויכולות הבחינה והניתוח שלהם, מסוגלת להשפיע על האופן שבו בתי עסק מתכננים קדימה, מגיבים לשינויים ומתמודדים עם אתגרים. יתרה מכך, ביכולתה לייעל תהליכים קיימים ולחסוך בזמן, במשאבים ובטעויות. הנה כמה דוגמאות להיבטים שבהם ניתן ליישם את הפלטפורמה בסביבה העסקית:

• בתחום התפעול: אפשר להיעזר בה כדי לזהות במהירות צווארי בקבוק או תקלות חוזרות. במקום להמתין לסוף החודש כדי להבין למה הייתה ירידה בתפוקה, מקבלים אינדיקציות תוך כדי תנועה שמאפשרות התערבות מיידית.

• בעבודה עם ספקים: המערכת עוזרת לזהות נקודות חולשה בקשר עם הספקים, עיכובים קבועים או מחירים חריגים. בכך היא יוצרת שקיפות משופרת, אותה ניתן לרתום לניהול טוב יותר של הקשר עם הספקים.

• ניהול מלאי ורכש: המערכת יכולה להציע מבט בהיר על מצב המלאי בזמן אמת ולספק תחזיות ביקוש מדויקות יותר, על סמך בחינה של נתוני העבר. בכך היא תורמת לצמצום של רכישות מיותרות או פתאומיות ושל הפסדים שנובעים מעודף או חוסר מלאי.

• במחלקת מכירות ושיווק: ניתן לעקוב אחר תוצאות של קמפיינים שיווקיים ולנתח מגמות צריכה. באמצעות התובנות שמעוגנות בדאטה שעולה מהשטח, אפשר לתכנן מדיניות שיווקית אפקטיבית יותר.

• במסגרת הבקרה הפיננסית: אפשר להשתמש במערכת כדי להציג תמונת מצב פיננסית כוללת, לנתח רווחיות לפי פרויקטים ולהתחקות אחר התזרים. בדרך זו ניתן להבחין בשינויים בזמן ולבלום בעיות רבות לפני שהן הופכות למשבר.

• בהיבט הניהולי והאסטרטגי: המידע שנאסף ונותח מאפשר לבעלי תפקידים בכירים לקבל החלטות מתוך הבנה עמוקה של המציאות העסקית.

המעטפת שסביב התוכנה – מה עושה חברת BI

חברה שפועלת בתחום הבינה העסקית היא לא רק ספקית תוכנה, אלא מהווה במידה מסוימת שותפה בתהליך שיפור עסקי. מעבר להטמעת הפלטפורמה, עליה להבין את צרכי הארגון ולהתאים את המערכת כך שתדבר את השפה שלו. לרוב, חברות BI מחברות מקורות מידע מהמחלקות השונות, מפתחות תצוגות ויזואליות של הנתונים ודואגות לליווי והדרכה של המשתמשים.

החברות מובחנות זו מזו בכל הנוגע לשירותים שהן מציעות. יש שמציעות מוצר מדף, בעוד אחרות שבונות מערכות בהתאמה אישית מלאה. ישנם שירותים הכוללים תחזוקה שוטפת, עדכונים אוטומטיים, ליווי חודשי ואפילו שירותי אנליזה מתקדמים, בעוד אחרים מציעים רק התקנה בסיסית. כך שחשוב מאוד לברר מראש מה בדיוק כלול בחבילה: כמה מקורות נתונים ניתן לחבר? האם יש הגבלה על משתמשים? האם יש זמינות לתמיכה טכנית רציפה? ועוד.

יחסי העבודה עם חברת BI נפרדים מאלה של אנשי ה-IT או האנליסטים בארגון. בעוד שמחלקת ה-IT אחראית על תשתיות, שרתים והרשאות, ובזמן שאנליסטים עוסקים בפירוש נתונים והסקת מסקנות – תפקיד החברה הוא להקים את התשתית להצגת הדאטה ולניתוח שלו, בצורה כזו שתהיה מותאמת גם לצוותים שאינם מומחי אנליזה או בעלי ידע טכני מיוחד. היא מגשרת בין הצרכים העסקיים לכלים הטכנולוגיים, ובכך הופכת את הנתונים לנגישים גם למנהלים עצמם, לראשי הצוותים או לכלל העובדים.

מה נדרש מהלקוח כדי שהמערכת תצליח?

מרשימות ככל שיהיו, מערכות BI לא יובילו לשינוי משמעותי אם הארגון עצמו לא יירתם לתהליך. הצלחת ההטמעה אינה תלויה רק בטכנולוגיה או בשירות שמעניקה החברה המספקת, אלא גם בנכונות של הלקוח. להלן כמה מהמרכיבים החיוניים להצלחה:

• הגדרת מטרות – לפני שמתחילים, חשוב לדעת מה בעצם רוצים להשיג. האם מדובר בשיפור תהליכי רכש, הגברת תפוקת קווי ייצור או חיזוק הקשר עם הלקוחות? מערכות בינה עסקית יכולות לשרת מגוון מטרות, אך כאשר יש תכלית ברורה, גם הדשבורדים יהיו ניתנים לתכנון בצורה ממוקדת יותר.

• טיוב הנתונים – גם מערכת מתקדמת ביותר לא תפיק תובנות מדויקות אם המידע שהיא מקבלת פגום, לא עקבי או בלתי מעודכן. משום כך, נדרש ניקוי, סידור ותקנון של מקורות המידע עוד לפני שלב ההטמעה.

• מעורבות הנהלה והנעת צוותים – כאשר ההנהלה משדרת מחויבות, לרוב קל יותר לרתום את העובדים עצמם. השקעה בהדרכה, במפגשי הסברה ובהכשרת משתמשים תעזור בצמצום חיכוכים והתנגדויות לעבודה עם המערכת החדשה.

• שיתוף פעולה בין מחלקות – במקרים רבים, מערכת BI חוצה גבולות ארגוניים. היא זקוקה לזרימה של מידע מחטיבות כמו מכירות, כספים ורכש. אם כל מחלקה שומרת את הנתונים לעצמה, המערכת לא תוכל לפעול במלוא כוחה.

• בחינה מתמשכת והתאמה שוטפת – לאחר שהמערכת התחילה לרוץ, כדאי לבדוק מעת לעת אם היא עונה על הצרכים, אם יש דוחות מיותרים, אילו נתונים חסרים והאם המשתמשים מנצלים את יכולותיה.

• קידום תרבות ארגונית מבוססת נתונים – להטמעת הטכנולוגיה צריך להתלוות לא פעם שינוי תפיסתי: יש לעודד עובדים לחשוב בעזרת מספרים ולהעלות שאלות שמבוססות על נתונים.

צרו קשר להדגמה >

שאלות ותשובות

מה תפקידו של ממשק המשתמש במערכת BI?

ממשק ידידותי הוא קריטי לעבודה עם המערכת. חלק מהמטרה שלה הוא להציג נתונים ולהעניק כלים לניתוחם עבור עובדים שאינם אנליסטים מומחים, ככה שממשקים גרפיים אינטואיטיביים הם צורך מהותי בהנגשת היכולות הטכנולוגיות למשתמשים.

האם הבינה העסקית מחליפה אנליסטים?

לאו דווקא. באפשרותה לייעל את העבודה שלהם. המערכת מספקת כלים שמקצרים תהליכי ניתוח ויכולים לאפשר לאנליסטים להתמקד בפרשנות ובקבלת החלטות, במקום בעיבוד נתונים מפרך.

מה העלות של מערכת כזו?

העלות משתנה מאוד – ממערכות אחידות בסיסיות ועד פתרונות מותאמים שמגיעים לסכומים גבוהים יותר. המחיר תלוי בהיקף, במספר המשתמשים ובתמיכה הנדרשת. אותה החברה יכולה להציע מספר חבילות במחירים שונים.

האם BI מתאים גם לארגונים לא מסחריים?

בהחלט. גם עמותות, רשויות וגופים ציבוריים יכולים להשתמש ב-BI לצורך מעקב אחרי תקציבים או בחינת יעדים בצורה בהירה ושקופה.

איך הבינה העסקית תורמת לתקשורת הפנים‑ארגונית?

כאשר הנתונים זמינים ושקופים לכולם, קל יותר ליישר קו בין מחלקות. כל צוות מדבר באותה שפה, מה שמסייע בהפחתת ויכוחים ובייעול התיאום.

מה הדבר החשוב ביותר לזכור לפני שנכנסים לפרויקט BI?

כדאי לזכור שהטכנולוגיה עצמה היא רק חלק מהתמונה. ההצלחה האמיתית תלויה לא פעם בהבנה עמוקה של הצרכים העסקיים, בטיפוח תרבות ארגונית מבוססת דאטה ובמתן הדרכה והכשרה לצד הנעת העובדים לאמץ את המערכת.