דוחות BI לעומת דוחות חשבשבת

מבט על חשבשבת: מערכת ERP ותיקה ומוכרת

כדי לעמוד על ההבדלים בין דוחות BI לאלו של חשבשבת, כדאי להתחיל מהבסיס. חשבשבת היא אחת ממערכות ה-ERP והנהלת החשבונות המוכרות ביותר בישראל. במשך שנים היא משמשת עסקים, חברות וארגונים לניהול תהליכים פיננסיים ותפעוליים, החל מהפקת חשבוניות וקבלות ועד ניהול לקוחות, ספקים, מלאי ועוד. במקרים רבים, כאשר מנהל רוצה לדעת כמה מכירות בוצעו, מה סטטוס הגבייה או אילו ספקים קיבלו תשלומים בתקופה מסוימת, מקור המידע הראשון שהוא פונה אליו יהיה מערכת זו.

היכולת להפיק דוחות מתוך המערכת היא אחד היתרונות המרכזיים שלה. באמצעות מחולל דוחות חשבשבת ניתן להפיק מגוון רחב של דוחות תפעוליים ופיננסיים. עבור משימות רבות מדובר בפתרון יעיל, מהיר ונוח. אלא שככל שהארגון גדל ומקורות המידע מתרבים, מתחילות להופיע שאלות שלא תמיד פשוט לענות עליהן באמצעות הדוחות שלה.

אפשר לדמיין מצב שבו הנהלה מבקשת להבין מדוע המכירות באזור מסוים ירדו, אילו מוצרים מושפעים מהירידה, כיצד הדבר קשור לזמינות המלאי, ומה הייתה השפעת הקמפיינים השיווקיים שנערכו באותה תקופה. הנתונים הרלוונטיים מפוזרים הרבה פעמים בין כמה מערכות שונות. בשלב הזה מתחיל להיווצר הפער שבין הדוחות המסורתיים לבין היכולות שמציע עולם הבינה העסקית.

דוחות BI

איך נראים ההבדלים בפועל? רכש, מכירות והנהלה

כאשר משווים בין דוחות חשבשבת לבין דוחות BI, ההבדל לא מסתכם רק בעיצוב הדוח או במספר הגרפים שמופיעים על המסך. מדובר בשתי גישות שונות לעבודה עם מידע: בעוד חשבשבת מצטיינת בהצגת הנתונים שנמצאים בתוכה, מערכות BI נועדו לחבר בין מקורות מידע שונים ולהציג תמונה רחבה יותר. ההבדל הזה יכול לבוא לידי ביטוי בשגרת העבודה של בעלי תפקידים שונים בארגון:

• חטיבת הרכש: מנהל רכש ירצה בדרך כלל לראות בדוחות אילו הזמנות בוצעו, כמה שולם לספקים ומה מצב המלאי הקיים. אלו נתונים חשובים מאוד לניהול הפעילות השוטפת, אך לעיתים הם מספקים תמונה חלקית בלבד. כאשר משתמשים בפתרון BI ניתן לשלב באותו מסך נתונים מפלטפורמת הרכש, ממערכת המלאי ואף פרטים שנוגעים לשרשרת האספקה. במקום לגלות חוסר פתאומי, מנהל הרכש עשוי לזהות את הבעיה בזמן אמת ולבצע הזמנה מתוכננת ומחושבת יותר.

• מחלקת המכירות: איש מכירות או מנהל מכירות יכולים להפיק מתוך חשבשבת מידע חשוב על הכנסות, לקוחות ועסקאות שבוצעו. אולם כאשר רוצים להבין מה באמת מניע את המכירות, ייתכנו מגבלות. באמצעות דוחות BI ניתן למשל לחבר בין נתוני המכירות לבין נתוני לידים, פעילות שיווקית, פניות לקוחות ומידע ממערכות CRM. כך ניתן לגלות שקמפיין מסוים אמנם יצר כמות גדולה של לידים, אך בפועל אחוז הסגירה שלו נמוך משמעותית מערוצים אחרים. מידע כזה מאפשר לקבל החלטות חכמות יותר לגבי השקעת תקציבים.

• ההנהלה הבכירה: מנהלים בכירים אינם מחפשים רק נתון בודד אלא מעוניינים בתמונה רחבה של הארגון כולו. כאן נכנסים לתמונה דוחות BI, שמאפשרים לבנות לוחות מחוונים המרכזים נתונים ארגוניים מגוונים במקום אחד. במקום לעבור בין עשרה דוחות שונים, המנכ"ל יכול לראות במסך אחד את מצב המכירות, תזרים המזומנים, סטטוס יעדים ומגמות מרכזיות. מעבר לנוחות, מדובר ביכולת שעוזרת לזהות הזדמנויות וסיכונים.

הזווית הפיננסית: BI מול חשבשבת

אנשי כספים משתמשים באופן קבוע בדוחות על הכנסות, הוצאות, רווח והפסד. כל אלו הם מספרים קריטיים לניהול העסק, ובמקרים רבים הם זמינים בצורה נוחה מתוך המודול המתאים של חשבשבת. אלא שבמציאות העסקית המודרנית, אנשי כספים נדרשים לעיתים לספק תשובות מורכבות יותר. לדוגמה, לא רק מה הייתה הרווחיות ברבעון האחרון, אלא מדוע היא השתנתה. האם מדובר בירידה בכמות המכירות? בעלייה בהוצאות הרכש? אולי בשינוי בתמהיל המוצרים שנמכרו? כדי לענות על שאלות כאלה נדרש לעיתים לחבר מידע ממספר מערכות שונות ולבצע ניתוחים שלא תמיד קיימים בדוחות מובנים. בהקשר הזה, הכוח של דוח BI הוא ביכולת לחבר את הנתונים הפיננסיים עם מידע עסקי רחב יותר.

הבדל נוסף קשור לחוויית העבודה עצמה. דוחות חשבשבת נוטים להציג תשובות לשאלות שהוגדרו מראש. לעומת זאת, בעזרת דוחות BI ניתן לבצע חקירה דינמית יותר של הנתונים. מנהל כספים יכול לצורך העניין להתחיל מדוח כללי, ללחוץ על קטגוריה מסוימת, להעמיק ליחידה מסוימת ומשם להגיע עד לרמת העסקה הבודדת.

שילוב בין מערכות כדי למקסם את היתרונות

לפעמים השאלה אינה האם לבחור בין BI לבין חשבשבת, אלא איך לשלב ביניהן בצורה חכמה ופרודוקטיבית. במקרים רבים מערכת הבינה העסקית אינה מחליפה את המערכת הקיימת, אלא מתבססת על הנתונים שנצברים בה לאורך שנים. כך הארגון ממשיך ליהנות מכל הידע, התהליכים והמידע שכבר קיימים בחשבשבת, ובמקביל מקבל שכבת ניתוח מתקדמת שמשפרת את יכולות קבלת ההחלטות. לשילוב כזה יש כמה יתרונות:

• הסתגלות ארגונית - עובדים ואנשי מקצוע שכבר מכירים היטב את המערכת איתה הם עובדים מדי יום, אינם נדרשים לשנות לחלוטין את שגרת העבודה שלהם. הם יכולים להמשיך לבצע את הפעולות התפעוליות והחשבונאיות במערכת המוכרת, בעוד שמנהלים או אנליסטים נהנים מהיכולות המתקדמות של הבינה העסקית. גישה כזו מקטינה התנגדויות לשינוי ומקלה על תהליך ההטמעה.

• חיבור בין מחלקות - בארגונים רבים מחלקת הכספים, מחלקת המכירות וחטיבת הרכש עובדות עם מערכות שונות, ככה שכל מחלקה רואה חלק אחר של המציאות. כאשר משלבים את הנתונים מתוך חשבשבת עם מקורות מידע נוספים במערכת BI, ניתן ליצור שפה משותפת לכלל הארגון.

• שיפור במהירות הניתוח - כאשר כל הנתונים מפוזרים בין מערכות שונות, חלק משמעותי מהזמן מושקע באיסוף מידע ובניסיון לחבר בין דוחות. שילוב בין חשבשבת ופלטפורמות נוספות לבין מערכת BI מרכזית מקצר את התהליך הזה. המידע זמין במקום אחד ומאפשר למנהלים להתמקד בקבלת החלטות במקום בחיפוש אחר הנתונים עצמם.

• הפקת ערך מהשקעות עבר - ארגונים רבים השקיעו במשך שנים בהגדרת תהליכים, הקמת קטלוגים, ניהול לקוחות, ספקים ונתונים פיננסיים בתוך המערכת הקיימת. מעבר מלא למערכת חדשה עלול להיות יקר ומורכב ולדרוש תקופת הסתגלות ארוכה. שילוב של BI יכול לאפשר להם למנף את ההשקעה הקיימת במקום להתחיל מחדש.

שאלות ותשובות

מה ההבדל בין דוח רגיל ללוח מחוונים (Dashboard)?

דוח רגיל מציג לרוב מידע ממוקד סביב נושא מסוים, בעוד שלוח מחוונים מרכז מספר מדדים במסך אחד. כך ניתן לקבל תמונת מצב רחבה ומעודכנת מבלי לעבור בין מסכים רבים.

האם ניתן להגדיר הרשאות שונות למשתמשים?

מערכות BI רבות מאפשרות להגדיר הרשאות לפי תפקיד, מחלקה או רמת ניהול. כך כל משתמש נחשף רק למידע הרלוונטי עבורו.

האם אפשר לשלב מידע מאקסל בתוך מערכת BI?

כן. ארגונים רבים מחזיקים מידע חשוב בקבצי אקסל – לעתים קרובות מדובר במידע פיננסי או בנתוני רכש – וניתן לשלב אותו יחד עם נתונים ממערכות נוספות.

האם BI הוא פרויקט חד-פעמי או תהליך מתמשך?

ברוב המקרים מדובר בתהליך מתמשך. ככל שהארגון גדל, משתנים הצרכים העסקיים ומתווספים מקורות מידע חדשים. מערכות BI מתפתחות יחד עם הארגון, מאפשרות גמישות וכך מסוגלות להמשיך ולספק ערך לאורך זמן.

צרו איתנו קשר >