דשבורד מנהלים לעומת דשבורד פריוריטי

מהי מערכת פריוריטי ומה היא מציעה לעסקים?

בארגונים רבים נעשה שימוש במודל של דשבורד מנהלים לצורך קבלת החלטות עסקיות. עבור לא מעט עסקים, דווקא פריוריטי היא אחד ממרכזי העצבים של הארגון. מדובר במערכת ERP שמרכזת תחת קורת גג אחת מגוון של תהליכים עסקיים, החל מניהול לקוחות ומכירות, דרך רכש ולוגיסטיקה ועד להנהלת חשבונות וניהול משאבי אנוש.

מעבר לניהול התהליכים עצמם, פריוריטי מציעה מנעד של כלי דיווח. המשתמשים יכולים להפיק דוחות פריוריטי, לבצע שאילתות, לסנן מידע ועוד. עבור עובדים תפעוליים מדובר בכלים חיוניים, משום שהם מאפשרים לעקוב אחר הזמנות פתוחות, יתרות מלאי, תשלומים, לקוחות או כל מידע אחר שנמצא במערכת.

כחלק מהיכולות הללו קיימים גם דשבורדים של פריוריטי. דשבורדים אלה מספקים תצוגה גרפית של נתונים נבחרים מתוך המערכת ומאפשרים למשתמש לקבל תמונת מצב מהירה יותר לעומת דוחות רגילים. יחד עם זאת, ברוב המקרים הם עדיין נשענים על המידע כפי שהוא קיים בתוך מערכת ה-ERP ומתמקדים בעיקר בפעילות המתנהלת בה. כאשר הנהלה מבקשת לחבר בין מספר מקורות מידע, לבצע ניתוחים מורכבים או לקבל תמונת מצב רחבה במיוחד, פעמים רבות עולה הצורך בפתרון ייעודי כמו דשבורד ניהולי המבוסס על מערכת BI.

דשבורד למנהלים >

מה באמת צריך מנהל מהנתונים שלו

כאשר מנהל בוחן את מצב הארגון, הוא בדרך כלל לא מחפש עוד רשימת מספרים. מה שמעניין אותו הוא להבין במהירות האם העסק מתקדם בכיוון הנכון, אילו תחומים דורשים תשומת לב והאם קיימות חריגות שמצריכות טיפול מיידי. ככל שהתשובות מתקבלות מהר יותר, כך ניתן להגיב במהירות רבה יותר לשינויים בשטח.

זו גם הסיבה שמנהלים זקוקים לנתונים עדכניים ככל האפשר. דוח שהופק לפני שבוע עשוי להיות כבר לא רלוונטי כאשר מתקבלות מאות עסקאות חדשות בכל יום. באותו אופן, נתונים שמפוזרים בין כמה מערכות שונות מאלצים את המנהל לעבור בין מסכים, להשוות מידע ולהקדיש זמן לאיסוף הנתונים במקום לניתוח שלהם. כאשר כל הדאטה מרוכז במקום אחד, קל הרבה יותר להבין מה קורה בארגון בזמן אמת.

חשוב לא פחות הוא האופן שבו הנתונים מוצגים. גם אם כל המידע קיים, אין בכך תועלת רבה כאשר צריך לעבור על עשרות טבלאות ארוכות כדי להבין מגמה פשוטה. מנהל רוצה לזהות במהירות האם המכירות נמצאות בעלייה, האם שיעור הרווחיות נשחק, אילו סניפים בולטים לטובה ואילו מחלקות אינן עומדות ביעדים. כאשר חריגה מוצגת באופן ברור כבר במסך הראשי, אפשר לטפל בה לפני שהיא הופכת לבעיה משמעותית.

דשבורד מנהלים במערכת BI: המאפיינים הבולטים

המטרה המהותית של דשבורד נתונים היא לענות על שאלות קונקרטיות ולא סתם להציג מספרים. אם מתכננים אותו נכון, הדשבורד יכול להפוך לכלי עבודה יומיומי שילווה את ההנהלה בתהליכי קבלת החלטות. אלו הם כמה ממאפייני המפתח במערכת כזו:

• ריכוז נתונים ממספר מקורות מידע – במקום לעבוד רק עם נתוני מערכת אחת, ניתן לשלב מידע מפריוריטי יחד עם מערכות CRM, מערכות שיווק או קבצי אקסל. כך מתקבלת תמונה עסקית רחבה יותר ולא להסתפק במבט חלקי על הפעילות העסקית.

• תצוגה חזותית שקל להבין – גרפים, מדדים ומחוונים מאפשרים להבין את מצב העסק בתוך שניות. במקום לקרוא מאות שורות בטבלה, ניתן לזהות מיד מגמות, שינויים וחריגות. הצגה חזותית נכונה גם מקלה על השוואה בין תקופות או סניפים ומסייעת למנהלים להגיע למסקנות במהירות רבה יותר.

• חיתוכים שונים של המידע – המנהל יכול לעבור בין נתוני מכירות לפי אזור, לפי סוכן, לפי לקוח, לפי מוצר או לפי תקופה, מבלי להפיק מחדש דוחות שונים בכל פעם. היכולת לעבור בקלות בין נקודות מבט שונות מסייעת להבין מה עומד מאחורי כל שינוי ומהם הגורמים המשפיעים ביותר על התוצאות.

• עדכון שוטף של הנתונים – במערכות BI רבות הנתונים מתעדכנים באופן אוטומטי, כך שהתמונה שמתקבלת משקפת את הפעילות העדכנית ביותר ולא נתונים שהתיישנו. המשמעות היא שניתן להגיב מהר יותר לשינויים בשוק או להזדמנויות עסקיות.

• זיהוי חריגות במהירות – כאשר יעד מכירות אינו מושג, כאשר שיעור הרווח יורד או כאשר ההוצאות חורגות מהמתוכנן, ניתן להבליט זאת באופן חזותי וכך למשוך את תשומת הלב של המנהל באופן מיידי.

דוחות BI למנהלים >

מי יכול להפיק תועלת מדשבורד מנהלים מבוסס בינה עסקית?

כמעט כל ארגון שמייצר נתונים באופן שוטף יכול להפיק ערך מהכלי הזה, אך אופן השימוש עשוי להשתנות בהתאם לתחום הפעילות. בעסק מסחרי, למשל, ההנהלה יכולה לעקוב אחר היקף המכירות, ביצועי הסניפים ומצב המלאי במקביל. במפעל ייצור ניתן לעקוב אחר תפוקות, זמני עבודה, זמני אספקה ועלויות ייצור. בחברות שירות אפשר לבחון זמני תגובה, עומסי עבודה או שביעות רצון לקוחות.

גם בענפים כמו הפצה, לוגיסטיקה, בנייה, רפואה פרטית, ייבוא, מוסדות חינוך, חברות תוכנה, ארגונים פיננסיים ורשתות קמעונאיות ניתן להפיק ערך רב ממערכת המציגה תמונת מצב מרוכזת וברורה. בכל אחד מהמקרים הנתונים עצמם שונים, אך הצורך הניהולי דומה: להבין במהירות מה מתרחש ולהחליט כיצד לפעול.

גם סוגי המנהלים שמשתמשים במערכת מגוונים מאוד. מנכ"ל עשוי להתעניין בעיקר ברווחיות הכוללת, בצמיחה ובהשגת יעדים אסטרטגיים. סמנכ"ל הכספים ירצה לעקוב אחר תזרים המזומנים, הגבייה, ההוצאות והרווח הגולמי. מנהל המכירות יתמקד ביעדי הסוכנים, בשיעור ההמרה ובקצב ההזמנות, בעוד שמנהל התפעול ירצה לראות זמני אספקה, ניצול משאבים ותקלות חריגות.

קווים מנחים – תכנון דשבורד מוצלח עבור גורמים ניהוליים

גם מערכת מתקדמת במיוחד לא תספק ערך אמיתי אם הדשבורד לא יהיה מותאם לצרכים של מי שעובד מולו. חשוב להבין שהמטרה אינה להציג כמה שיותר נתונים. הנה כמה קווים מנחים לתכנון דשבורד BI אפקטיבי:

• להגדיר מראש באילו החלטות הדשבורד אמור לתמוך. כאשר ברור אילו שאלות ניהוליות צריכות לקבל מענה, קל הרבה יותר לבחור את המדדים המתאימים.

• להציג רק את המדדים החשובים ביותר. עומס של נתונים עלול לבלבל יותר מאשר לעזור. עדיף להציג מעט מדדים משמעותיים מאשר עשרות נתונים שאינם תורמים לקבלת החלטות. כאשר המסך נשאר נקי וממוקד, קל יותר להבחין בשינויים החשובים באמת.

• לשמור על מבנה אחיד ופשוט. כאשר כל הנתונים מסודרים באופן עקבי וברור, המשתמש לומד במהירות היכן נמצא כל מידע ויכול לעבוד בצורה יעילה יותר. שימוש עקבי בצבעים, במיקומי המדדים ובאופן ההצגה מקל על הקריאה.

• לאפשר מעבר מהיר לפרטים. תמונת העל חשובה מאוד, אך לעיתים יש צורך להבין מה עומד מאחורי מספר מסוים. לכן כדאי לאפשר מעבר פשוט מהמדד הכללי אל הנתונים המפורטים, כך שניתן יהיה לבצע בדיקה מעמיקה מבלי לחפש מידע במקומות אחרים.

• לבחון ולעדכן את הדשבורד באופן תקופתי. עם התפתחות העסק משתנים גם היעדים והצרכים הניהוליים. אם דשבורדים נבנו לפני מספר שנים, הם עשויים שלא לשקף עוד את השאלות החשובות ביותר של ההנהלה, ולכן חשוב לבצע בחינה תקופתית ולהוסיף או לעדכן מדדים בהתאם למציאות העסקית המשתנה.

שאלות ותשובות

איך דשבורד מסייע בקיום ישיבות הנהלה?

במקום שכל משתתף יגיע עם דוח משלו, כולם יכולים להסתכל על אותם נתונים. הדבר מסוגל לקצר את שלב הצגת המידע ומאפשר להקדיש יותר זמן לדיון ולפתרון בעיות.

האם עובדים שאינם מנהלים יכולים להפיק תועלת מדשבורד?

בהחלט. ראשי צוותים, רכזים ואפילו עובדים מקצועיים יכולים להשתמש בדשבורדים המותאמים לתחומי האחריות שלהם, כאשר כל אחד רואה את המדדים הרלוונטיים עבורו.

מה כדאי לעשות לפני שמוסיפים מדד חדש לדשבורד?

כדאי לשאול אלו סוגים של החלטות המדד אמור לסייע לקבל והאם כבר קיים מדד אחר שנותן מענה דומה. אם אין שימוש ברור במידע החדש, עדיף שלא להעמיס על המסך.

האם כדאי שלכל מנהל יהיה דשבורד שונה?

הרבה פעמים כן. לכל תפקיד יש תחומי אחריות שונים ולכן גם המידע שמשמש אותו יהיה שונה. התאמה אישית של הדשבורד משפרת את חוויית השימוש ומאפשרת לכל מנהל להתמקד במה שרלוונטי עבורו.