מהפכת הנתונים: מדוע BI חשוב במכירות?

מחלקת המכירות מתמודדת עם הנתונים – ולא תמיד מנצחת

מחלקות מכירה מרכיבות חלק משמעותי בחזית של כל ארגון. הן אחראיות לשורת הרווח, לעמידה ביעדים, לקשר הישיר עם הלקוח – והן גם אלו שסופגות לא פעם את הלחצים הגבוהים ביותר. עם כל חשיבותן, נדמה שלעיתים הן פועלות כמו יחידות בודדות בתוך מערכת גדולה ונאבקות להישאר עם היד על הדופק. אחד הכלים הנפוצים ביותר שמלווים את אנשי המכירות הוא הוא ה-CRM – מערכת ניהול קשרי לקוחות. מדובר בפלטפורמה שמרכזת נתונים כמו פרטי לקוחות, תיעוד שיחות, סטטוס עסקאות, תזכורות ואינטראקציות.

הבעיה היא שכאשר המציאות מורכבת, CRM לא תמיד מסוגל לספק את הסחורה. הוא מתעד – אבל לא מסביר. הוא שומר נתונים – אבל לאו דווקא מקשר ביניהם. הוא מאפשר לדווח – אך לא בהכרח לחזות. כשצוות מכירות רוצה להבין מה משפיע על שיעור הסגירות או לגלות מה הם דפוסי הקנייה האמיתיים של לקוחות מסוג מסוים, הוא עלול להישאר עם הרבה טבלאות ומעט תובנות. כך שארגונים רבים פונים לפתרון מתקדם יותר – כזה שיודע לא רק לאסוף נתונים, אלא להפוך אותם לתובנות שמניעות פעולות. פתרון כזה מצוי במערכות בינה עסקית.

מערכות BI למכירות >

כלים חכמים לצוותי מכירה: מה מערכות BI יודעות לעשות טוב יותר

כשמדברים על בינה עסקית, לא מתכוונים רק לעוד תוכנה, אלא לגישה שלמה שמאפשרת לארגונים להבין את עצמם טוב יותר דרך ניתוח נתונים. למעשה, מערכות BI לוקחות את הנתונים שפזורים בארגון בכלל או בחטיבת המכירות בפרט ומאחדות אותם לתצוגות חזותיות, ברורות, עדכניות וניתנות לניתוח. זהו הפתח לאסטרטגיה של ניהול חכם עבור כל זרועות הארגון, ובאופן ספציפי יותר – עבור צוותי מכירה:

• ניתוח מגמות והזדמנויות – מערכות ה-BI  מאפשרות לזהות מגמות שלא תמיד נראות לעין – כמו ירידה עקבית ברכישות או דפוס של עונתיות מובהקת במכירות. כך ניתן לבנות תחזיות מבוססות יותר ולזהות נקודות תורפה או הזדמנויות חדשות לפני המתחרים.

• מעקב אחר ביצועי נציגים – ניתן לעקוב אחרי מדדים קריטיים ברמת הנציג – כדוגמת זמן תגובה ללקוח, משך טיפול בעסקה, אחוזי הצלחה ועוד – ובדרך זו לספק משוב קונקרטי יותר, כזה שמבוסס על נתונים ולא על תחושות.

• חיזוי מכירות והיערכות – חיזויי מכירות מבוססים על שילוב של נתונים היסטוריים, מגמות עכשוויות, התנהגות לקוחות ומדדים כמותיים. ככה ניתן להיערך מבחינת משאבים, תקציב, מלאי או מאמצים שיווקיים בהתאם לתחזית המציאותית ביותר.

• זיהוי צווארי בקבוק בתהליך המכירה – באמצעות חיתוכים חכמים אפשר לגלות באיזה שלב בתהליך הכי הרבה עסקאות נופלות, ולבחון דרכים כיצד לטפל בזה – אם על ידי שינוי מסרים, שיפור חוויית הלקוח או שינוי בהליך הפנימי.

• שיפור מתמיד על בסיס תובנות – פתרונות בינה עסקית מאפשרים מעקב שוטף אחרי תוצאות והפקת לקחים בזמן אמת. לדוגמה, אם מתגלה שמבצע חדש לא עובד כמו שציפינו – ניתן לזהות זאת בזמן ולשנות כיוון בהקדם.

איך הבינה העסקית עוזרת לאנשי המכירות?

מערכות מהסוג הזה מסוגלות להשפיע על האופן שבו מחלקת המכירות כולה מתנהלת. במקום ריבוי מקורות לא מתואמים, מתקבלת תמונה כוללת שמאפשרת לזהות את הסיפור מאחורי המספרים. במקרים רבים, שאלות כמו 'מה גרם לירידה במכירות ברבעון האחרון' או 'למה המוצר החדש לא מוכר כמו שציפינו' כבר לא נשארות תיאורטיות. בעזרתם של פתרונות BI, ניתן לבדוק בזמן אמת אילו ערוצים מצליחים, אילו מסרים עובדים ואילו הצעות נתקעות בשלב הצעת המחיר.

המערכת גם מקלה על המנהלים לפקח בזמן אמת על פעילות המחלקה. אם אזור מסוים מדווח על ירידה בפעילות, אפשר לברר האם מדובר בבעיה של ביקוש, תמחור או אולי עומס יתר על איש המכירות המקומי. במקרה כזה ניתן לשקול חיזוק נקודתי או שינוי טקטיקה בטווח הזמן המיידי. השילוב של מידע נרחב, עם תצוגה בהירה וזמינות נגישה הופך את קבלת ההחלטות לפחות אינטואיטיבית ויותר מבוססת מציאות. כך שהמערכת מייצרת כלי ניהולי אפקטיבי שעוזר לתת מענה על האתגרים שהמחלקה חווה מדי יום.

טעויות ואיך להימנע מהן – מה יכול להשתבש בהטמעה של BI במחלקה

אחרי שההנהלה מבינה מדוע BI חשוב למכירות, המעבר בפועל לעבודה עם פלטפורמה כזו הוא תהליך שיש בו גם אתגרים. הטמעה שגויה עשויה לגרום לבזבוז משאבים, אכזבה וחוסר אמון במערכת. לכן חשוב להכיר את הבורות שעלולים ליפול בהם ולדעת איך להימנע מהם.

• היעדר מטרה ברורה: כשמנהלים מחליטים להכניס מערכת רק בגלל שהיא חדשנית, בלי להבין מה בדיוק רוצים להשיג – גדל הסיכון שהיא לא תשרת את המטרות. חשוב להגדיר מראש את שאלות הליבה של מחלקת המכירות ולבנות סביבן את הדשבורדים.

• עודף מדדים לצד חוסר תובנות: כשהמערכת מציגה עשרות מדדים בלי היררכיה ברורה או תכלית, המשתמשים מתקשים להבין מה חשוב יותר ומה פחות. במקרים רבים, עדיף להתמקד במספר מדדים משמעותיים שקשורים לביצועי המכירות בפועל ולהשתמש בהם ככלי פרקטי לקבלת החלטות – ולא כקישוט דיגיטלי.

• הדרכה בלתי מספקת: כמו כל שינוי טכנולוגי, הטמעה של מערכת חדשה שאינה מלווה בתהליך הדרכה מסודר, תגרור לא פעם בלבול ואף התנגדות. אנשי המכירות צריכים להבין איך הכלי משרת אותם, ולא להרגיש שהוא עוד עול שהונחת מלמעלה. הדרכה מעשית ומענה שוטף לשאלות הם מרכיבים משמעותיים בהטמעה מוצלחת.

• ניתוק בין זרועות הארגון: חטיבת המכירות אינה פועלת בחלל ריק. הפעולות שלה קשורות או משפיעות על עבודתן של מחלקות כספים, שיווק, רכש, שירות לקוחות ואחרות. אם מערכת BI מתמקדת רק בנתוני המכירות מבלי לאפשר מבט חוצה מחלקות, מתקבלת תמונה חלקית שעלולה להוביל להחלטות שגויות. כדאי לוודא שהמערכת מאפשרת גישה – לפחות למנהלים בדרגים בכירים או בדרגי ביניים – גם לנתונים רלוונטיים שמקורם בשאר הזרועות בארגון.

• התעלמות מהצוות בשטח: הנציגים שנמצאים מול הלקוח הם אלו שמכירים הכי טוב את המציאות. אם המערכת נבנית ללא הקשבה לצרכים ולתובנות שלהם, יהיה קשה יותר להתאים אותה לצרכים היומיומיים שלהם – וההשלכות עלולות להסתכם בכך שהם פשוט לא ישתמשו בה. מומלץ לערב את צוותי השטח כבר משלב מוקדם, לאפשר להם להביע דעה ולשלב את התובנות שלהם בתוך עיצוב המערכת.

מערכת BI לצוות מכירות >

שאלות ותשובות

איך BI משנה את השיח בישיבת מכירות שבועית?

במקום דיון כללי על תחושות בטן שעולות מהשטח, קל יותר למקד את הישיבה בשאלות מדויקות: איפה ירד שיעור ההמרה, אילו עסקאות בסיכון ומה הן המגמות העכשוויות. ניתן גם לצמצם את הוויכוחים שנסובים סביב עובדות, בגלל שכולם יכולים להסתכל על אותה תמונת מצב.

באיזה אופן הפלטפורמה משתלבת עם יעדי מכירות שנתיים?

אפשר להיעזר בה כדי לפרק יעד שנתי למטרות חודשיות ושבועיות, ולהראות בזמן אמת אם המחלקה נמצאת בקצב הנכון. במידה ויש פער, מנהלי הצוותים עשויים לזהות אותו מוקדם יותר ולפעול לפני שיהיה מאוחר.

האם BI נועד להחליף את מנהל המכירות?

ככלל, המערכת נועדה לשרת אותו ולספק לו כלים מתקדמים ויעילים יותר לביצוע העבודה שלו. מנהל טוב יודע לשאול את השאלות הנכונות, וה-BI יכול לספק לו הרבה תשובות במהירות וברמת דיוק כאלו שמאפשרות ניהול חכם ואפקטיבי יותר.

איך אפשר למדוד את ההצלחה של תהליך ההטמעה במחלקה?

ניתן לבחון מגוון מדדים. לא רק לפי עלייה במכירות, אלא גם לפי קיצור זמן סגירה, עלייה בשיעור ההמרה, ירידה בעלות גיוס לקוח ועוד.

צרו קשר להדגמה >