מערכת BI לניהול הכספים: להפוך נתונים פיננסיים לתובנות עסקיות

למה להעביר את ניהול הכספים דרך בינה עסקית?

ניהול כספים לא מסתכם במעקב אחרי הכנסות והוצאות – הוא מצריך את היכולת להבין בזמן אמת את מצב העסק מבחינה פיננסית, לזהות סיכונים לפני שהם הופכים לבעיות ולתכנן צעדים כלכליים קדימה על בסיס מידע אמין. כשצוות הכספים מסתמך על גיליונות אקסל או דוחות פנימיים מתוך מערכת הנהלת חשבונות – הוא מתמודד לא פעם עם מידע חלקי, מבולגן ולעיתים לא עדכני. זה לא מספיק כדי להבין את התמונה הגדולה על בוריה, בפרט לא בעידן שבו השוק משתנה במהירות וכל טעות עלולה לעלות ביוקר.

מעבר לכך, שימוש בשיטות מיושנות חושף את הארגון לסיכונים רבים. נתון שנראה תקין כשהוא עומד בפני עצמו, עלול להסתיר תהליך כולל שהוא בעייתי – שלא נחשף בעקבות קושי בזיהוי מגמות. בהיעדר אוטומציה, עובדים עשויים למצוא את עצמם מבזבזים שעות עבודה רבות באיסוף ועיבוד מידע, במקום להתמקד בניתוח ובקבלת החלטות פרודוקטיביות. לעומת זאת, כאשר הנתונים הכספיים מוזרמים לתוך מערכת בינה עסקית, מתקבלת שליטה ברמה אחרת, שבלעדיה הארגון עלול לפספס תובנות קריטיות. בזמן שפלטפורמות מסורתיות מקשות על זיהוי קשרי סיבה ותוצאה ועל הבחנה מה באמת משפיע על הביצועים, ה-BI מציעה איסוף והצגת מידע נגישים יותר וגם כלים להפקת תובנות משמעותיות.

מערכות BI לניהול כספים >

פונקציה שמייצרת יתרון: מרכיבי ה-BI בשירות הצרכים הארגוניים

כדאי לזכור כי מערכת BI לניהול כספים היא לא מוצר אחיד, ולכן חשוב לבדוק מראש מה היא כוללת בפועל. הפלטפורמה עשויה לתמוך בפונקציות שונות בהתאם לספק, לתחום ולצרכים של כל ארגון. עם זאת, ישנם רכיבים שחוזרים על עצמם במערכות איכותיות – שכל אחד מהם יכול להפוך לאמצעי רב ערך בארגז הכלים של מחלקת הכספים. הנה כמה מהבולטים שבהם:

תצוגת דאשבורדים ודוחות ויזואליים

מאפשרת לראות את הנתונים החשובים ביותר בצורה גרפית בהירה, גם עבור מי שאינו מומחה באנליזה. לדוגמה, סמנכ"ל הכספים בארגון יכול לבחון את ביצועי החברה מול התחזית השבועית, לזהות פערים ולנקוט צעדים מהירים. הערך המרכזי הוא הפיכת כמויות של מידע למשהו שניתן לסקור, להבין – ולפעול על פיו.

כלי חיזוי ותרחישים

מאפשרים לדמות תרחישים עתידיים ולבחון את השלכותיהם על התקציב והרווחיות. למשל, ארגון שמעוניין להיכנס לשוק חדש עשוי לבדוק איך גידול בהוצאות השיווק ישפיע על הרווח התפעולי. היתרון כאן הוא בקבלת החלטות מבוססת יותר, במקום הימור על העתיד.

התראות אוטומטיות על חריגות

מערכות רבות מסוגלות להתריע כשנרשמת חריגה בלתי צפויה – כמו חריגה ממסגרת התקציב החודשי. מנהלים לא צריכים לנבור בנתונים כדי לזהות את החריגה, מאחר והמידע קופץ מול העיניים. בדרך זו קל יותר לזהות בעיות לפני שהן הופכות למשברים מתגלגלים.

אינטגרציה עם מערכות קיימות

המערכת מושכת מידע בזמן אמת ממערכות שכבר מצויות בשירות הארגון – כגון ERP, CRM ומערכות ניהול חשבונות. הדבר מאפשר ל-BI להציג תמונה מלאה יותר ועדכנית יותר.

ניתוח לפי חתכים מותאמים

במערכות רבות ניתן לבחון נתונים שונים פר לקוח, מוצר, סניף או ערוץ מכירה. לדוגמה, רשת קמעונאית עשויה לגלות שסניף מסוים רווחי פחות בגלל עלויות תפעול מקומיות – ולטפל בכך בהתאם. כלי מסוג זה מפשט את התהליך של איתור מוקד הבעיה ובידוד שלו מגורמים אחרים.

הגדרת הרשאות לפי תפקיד

יכולת שמאפשרת להנהלה לחשוף מידע בהיקפים שונים בהתאם לתפקיד או לדרגה – כך שניתן להגדיר כי מנהל סניף יראה רק את ביצועיו, בעוד המנכ"ל יקבל את התמונה הכוללת.

מרשתות קמעונאות ועד עמותות – המפגש בין הבינה העסקית לארגון

אחד היתרונות של פתרונות BI לניהול כספים הוא הגמישות: לא משנה אם מדובר בחברה מסחרית, ארגון ציבורי או גוף ללא כוונת רווח, בכל מקום שבו יש תקציב, הכנסות, הוצאות וצורך בקבלת החלטות – הבינה העסקית עשויה להשתלב בעבודתה של המחלקה הפיננסית. במסגרת מוסד ציבורי, אפשר להשתמש במערכת כדי לעקוב אחר ניצול תקציבי לפי מחלקות ופרויקטים, לוודא עמידה ביעדים שנתיים ולנתח עלויות מול תועלת של יוזמות שונות. בחברות סטארט-אפ, המערכת יכולה לספק תובנות בזמן אמת למשקיעים על אופן הניצול של הכסף שלהם. גם עמותות שפועלות עם תקציבים מצומצמים, עשויות להשתמש במערכת כדי לבדוק באיזו פלטפורמה שיווקית הושגו התרומות הגבוהות ביותר.

בתאגידים גדולים, המערכת יכולה לסייע בייצור תמונת מאקרו של הפעילות – השוואת מחזור מכירות לפי אזורים או ניתוח רווחיות לפי תחומי פעילות. בעסק קטן עם עובדים ספורים, המערכת יכולה להוות כלי לניהול שוטף, כמו במסגרת תכנון תקציב שנתי או מעקב אחר תזרים מזומנים. מעבר לכך, מערכת BI יכולה להיות מותאמת לאופי העסק. בארגון ריכוזי, ההנהלה עשויה לפקח מקרוב על התנהלות סניפים ומחלקות. בארגון מבוזר, ניתן לאפשר לכל גורם גישה למידע שרלוונטי אליו, בלי לוותר על שליטה כללית.

מערכת BI לצוות כספים >

התאמה ושיתוף פעולה: איך משלבים טכנולוגיית BI במחלקת הכספים

כדי שמערכת BI תשתלב בצורה מוצלחת בסדר היום של אנשי הכספים, על ההנהלה לפעול באופן מתוכנן ולהתייחס למהלך כהשקעה אסטרטגית. מעבר לרכישת המערכת עצמה, הצלחת המהלך תלויה גם באנשים ובתרבות הארגונית, כך שיש לוודא שהמערכת תוטמע בצורה נכונה, תשרת את מטרותיה ולא תהפוך לעוד עודף טכנולוגי שאף אחד לא משתמש בו.

• הגדרת מטרות ברורה ומדידה - לפני שמתחילים, כדאי להגדיר מה רוצים להפיק מהמערכת: שליטה הדוקה יותר בתזרים? הבנה מעמיקה יותר של רווחיות פר מוצר? צמצום משך הפקת דוחות? ככל שהמטרות בהירות ומדידות – כך קל יותר להתאים את הפתרון ולבדוק את הצלחתו לאורך זמן.

• שיתוף פעולה עם מחלקת הכספים מהשלב הראשון - אנשי הכספים הם המשתמשים העיקריים בפלטפורמה כזו והם חייבים להיות חלק מתהליך הבחירה וההטמעה. כאשר הם מרגישים שהמערכת הותאמה עבורם – ולא נכפתה עליהם – גדל הסיכוי לאימוץ שלה.

• בדיקת התאמה טכנולוגית עם מערכות קיימות - לפני ההטמעה, חשוב לבדוק האם המערכת יכולה להתחבר בקלות למערכות שכבר משרתות את הארגון. אלו ישמשו כמאגרי המידע שיזינו את המערכת בנתונים גולמיים.

• השקעה בהכשרה ראשונית ובהדרכה לאורך זמן - הטמעה מוצלחת לא מסתיימת ביום ההשקה. יש צורך בהדרכות שוטפות, ליווי מקצועי ומענה זמין לשאלות. לעתים כדאי למנות אחראי BI מחלקתי – עובד שמכיר היטב את המערכת ויודע לעזור לאחרים.

• הדרגתיות בהטמעה - לא מוכרחים להפעיל את כל המערכת בכל מקום ביום אחד. מומלץ להתחיל בפיילוט מחלקתי או בפרויקט מוגדר, לבחון את התוצאות ואז להתרחב.

• טיפוח תרבות מבוססת נתונים - מערכת טכנית מתקדמת לא תועיל לארגון אם ההנהלה ממשיכה לקבל החלטות מהבטן. יש לעודד תרבות של התבססות על נתונים, שיתוף תובנות ודיון במגמות שמערכת ה-BI מזהה.

שאלות ותשובות

מה הערך של BI עבור מנהל שאינו מגיע מתחום הפיננסים?

המערכת מציגה נתונים בצורה ויזואלית ופשוטה יחסית, כך שגם מנהלים ללא רקע פיננסי מעמיק יכולים להבין את המצב העסקי ולקבל החלטות מושכלות.

באיזו תדירות כדאי להיעזר בדוחות הבינה העסקית?

השימוש יכול להיות יומיומי, שבועי או חודשי, בהתאם לאופי הארגון ולהיקף הפעילות שלו. כעיקרון, ככל שהדוחות נבחנים בתדירות גבוהה יותר – כך ניתן להגיב מהר יותר.

כיצד BI תורם לשיתוף פעולה בין מחלקת הכספים לשאר המחלקות בארגון?

המערכת מאחדת את מקורות הנתונים ומציגה את הדאטה בצורה נגישה, כך שכל המחלקות המשתמשות בה יכולות לדבר באותה שפה. כך ניתן לצמצם חוסר תיאום וקצרים בתקשורת.

איך הבינה העסקית משפיעה על שקיפות מול בעלי מניות?

המערכת מאפשרת להציג דוחות בהירים עדכניים, מה שיכול לחזק את תחושת האמון ולאפשר לבעלי מניות לעקוב בצורה נוחה אחר ביצועי החברה.

האם BI מחליף את עבודת רואי החשבון?

התשובה היא לא. המערכת יכולה לתמוך בעבודתם ולספק להם נתונים נגישים יותר לניתוח, אבל היא אינה מחליפה את הביקורת ואת הפרשנות האנושית.

מה הערך של בינה עסקית בתקופות משבר כלכלי?

במהלך משברים פיננסיים, מידע מדויק ועדכני הוא מצרך חיוני. פלטפורמת BI יכולה לעזור לארגון שנמצא במצוקה להגיב מהר יותר, לקצץ במקומות הנכונים ולתכנן תהליכי ייעול חכמים יותר.

צרו איתנו קשר להדגמה >