מערכת בינה עסקית - שיפור תהליכים חוצי ארגון

כשמחלקות שונות נפגשות: המורכבות של מהלכים כלל-ארגוניים

תהליכים חוצי ארגון הם כאלו שנוגעים ליותר ממחלקה אחת ודורשים שיתוף פעולה נקודתי או ממושך בין יחידות שונות בחברה. לדוגמה, יציאה למהלך של גיוס כוח אדם מערב את מחלקת משאבי האנוש, את ההנהלה המגדירה את התפקידים הדרושים ואת הצוות המקצועי שבו ישובץ העובד. גם צעד של כניסה לשוק חדש מערבת עבודה של אנשי שיווק, חטיבת כספים, אחראי פיתוח ולעתים אפילו את המחלקה המשפטית. ככל שמעורבות במהלך יותר יחידות ארגוניות – כך הוא הופך מורכב יותר.

המורכבות הזו נובעת מהעובדה שמדובר במערכות חשיבה שונות שפועלות באותו מרחב, אך פעמים רבות ללא תיאום. מחלקות שונות עשויות לתפקד כישויות עצמאיות בתוך הארגון, כאשר כל אחת פועלת לפי מדדים, מערכות מידע, שיטות עבודה ושפה מקצועית משלה. אחד הכלים שאפשר לרתום כדי לגשר על הפערים הוא מערכות בינה עסקית, שיכולות להפוך את הנתונים המפוזרים והמגוונים למאגר משותף לכל המחלקות.

מה זה BI?

סנכרון ארגוני – איך מערכת בינה עסקית יכולה לעזור

הבינה העסקית (BI – Business Intelligence) היא תשתית טכנולוגית שאוספת מידע ממקורות שונים בארגון, מעבדת אותו, מציגה אותו בצורה ויזואלית נגישה ומסייעת בניתוח שמטרתו להפיק תובנות. הדאטה יכול להיאסף ממערכות כספים, מכירות, שירות, לוגיסטיקה, משאבי אנוש ועוד – ולהיות מוצג במסגרת דשבורדים נגישים.

כשהן מוטמעות בארגונים מסועפים, תוכנות BI עוזרות לגבש בליל של נתונים לתמונה ברורה שפשוט יותר להסיק ממנה מסקנות. לדוגמה, כשמחלקת השיווק מתכננת קמפיין חדש, היא יכולה לבחון בעזרת המערכת לא רק מדדים פרסומיים – אלא גם זמינות מלאי שמדווחת על ידי חטיבת הרכש. במקביל, מחלקת הכספים, יכולה לפקח על התמשכות הקמפיין מול תזרים המזומנים בפועל. המערכת יוצרת בסיס ידע משותף ומאפשרת פעולה מתואמת יותר. כך ניתן לקדם תהליכים חוצי ארגון במהירות גבוהה יותר, תוך תיאום הדדי והבנה של הקשרים חוץ-מחלקתיים.

מערכות BI בידי מקבלי ההחלטות: שכבת ההנהלה כמנוע שינוי

תהליכים נרחבים לא קורים מעצמם – הם נובעים לא פעם מהובלה של שכבת ההנהלה. במקרים אלו, תפקידם של הגורמים הניהוליים הוא לחבר בין אינטרסים שונים, להציב מטרות רוחביות ולוודא שהפעולה של יחידה אחת אינה פוגעת באחרת. כדי לעשות זאת היטב, הם זקוקים לכלים שמעניקים להם שליטה ויכולת תגובה מהירה. עבור מנהלים בדרגים שונים, מערכת בינה עסקית עשויה לשמש ככלי עזר בהובלת תהליכים, בשיפור התנהלות יומיומית ובקבלת החלטות חכמה יותר:

• מנהלים בכירים: אלו יכולים לעקוב בזמן אמת אחרי מדדים אסטרטגיים ולקבל החלטות מושכלות על בסיס מידע רחב יותר. למשל, לגלות האם קמפיין שיווקי שהתקבל באהדה תקשורתית תרם גם לשורת הרווח.

• מנהלי מחלקות: באפשרותם לבדוק כיצד הפעילות בצוות שלהם מושפעת או משפיעה על מחלקות אחרות וכך לתאם צעדים עם גורמים אחרים בארגון. לצורך המחשה, אחראי ההפצה עשוי להבין עד כמה איחורים באספקה עלולים להשפיע על העומס במוקד השירות.

• ראשי צוותים: הם יכולים להשתמש בדשבורדים מותאמים כדי להתחקות אחרי הביצועים שלהם – כמו יעדי מכירות, זמני תגובה או שביעות רצון לקוחות – ובעקבות זאת לפעול בצורה פרואקטיבית.

מערכות BI >

הגדלת האימפקט – הבינה העסקית כחלק משינוי תרבותי כולל יותר

הטמעה של מערכת בינה עסקית לא חייבת להסתכם בתוספת טכנולוגית טכנית. היא יכולה להוות רכיב במהלך כוללני יותר של שינוי התרבות הארגונית. הכוונה היא למעבר מגישה שמבוססת על אינטואיציות לכזו שמעוגנת בנתונים, להגדלה של השקיפות ולבדיקה של תהליכים תוך כדי תנועה. מהלך כזה מסוגל לא פעם ליצור מנוע צמיחה ארגוני אמיתי.

כדי ששינוי כזה יתרחש, נדרשת מחויבות מצד המנהלים: להוות דוגמה אישית, להסתמך על הדשבורדים בתהליכי קבלת החלטות ולעודד עובדים לשאול שאלות או להעלות טיעונים מתוך הנתונים. גם מהעובדים נדרש להיפתח לשינוי, להבין שהמטרה היא לאו דווקא לבקר אלא לשפר ביצועים וללמוד להשתמש בכלים החדשים מבלי להיבהל. ברמה בסיסית יותר, נדרשת השקעה בהדרכה ובליווי עובדים בכל הנוגע לעבודה עם המערכת.

מהמקרו למיקרו: התאמה מקומית לכל מחלקה

למרות שפלטפורמות בינה עסקית פועלות על אותם עקרונות בסיסיים, לכל מחלקה יש צרכים ייחודיים – ולכן חשוב לבצע התאמה אישית של הדוחות והדשבורדים. מחלקות שונות נמדדות לפי פרמטרים שונים ומעוניינות בתובנות שונות. התאמה פרסונלית עשויה להגדיל את הערך של המערכת, לחזק את ההיענות לשימוש בה ולמנוע תחושה של חוסר רלוונטיות. הנה כמה דוגמאות לעבודה עם BI במסגרת מחלקות ספציפיות:

• רכש – בינה עסקית במחלקת רכש יכולה להציג תחזיות ביקוש לפי עונתיות ולסייע בזיהוי מגמות צרכניות. היא עשויה לאפשר ביצוע של ניתוח השוואתי בין ספקים לפי עלות, זמינות, זמן אספקה ואמינות או לשלוח התראות על חריגות או חוסרים קריטיים. התוצאה היא ניהול תהליכי רכש בצורה חכמה יותר ומדויקת יותר, מתוך תשומת לב למצב בשטח.

• שיווק – המחלקה השיווקית יכולה להיעזר בפלטפורמה כדי לבנות דשבורדים שמחברים בין קמפיינים פרסומיים לבין תוצאות מכירה בפועל, לנתח יעילות של ערוצי הפצה ולבחון החזר השקעה של פעולות שיווק. כך ניתן לתכנן קמפיינים ממוקדים יותר ולחסוך הוצאות מיותרות בכיוונים לא פרודוקטיביים.

• כספים – בשירות אנשי הפיננסים, המערכת יכולה לאחד מידע ממערכות חשבונאות ואקסלים, לסייע בבניית תחזיות כלכליות, לעקוב אחרי הכנסות, לבדוק עמידה במסגרות תקציביות ולעתים אף להתריע על חריגות. הדבר מאפשר להנהלה לנהל תקציב דינמי, לזהות מגמות בהקדם ולקדם את רווחיות הארגון.

שאלות ותשובות

מה היתרון המרכזי של BI לעומת דוחות הנהלה מסורתיים?

הבינה העסקית מציגה בצורה אינטראקטיבית מידע ממקורות מגוונים בזמן אמת, ללא צורך בעדכון ידני. היא גם מאפשרת ניתוח דינמי ברמות שונות, כך שאפשר לזהות מגמות מבעוד מועד.

האם אפשר להשתמש במערכת גם מחוץ לארגון?

מערכות מסוימות מאפשרות גישה מרחוק לדשבורדים, כך שגם מנהלים שנסעו לפגישת עסקים או אנשי החברה שעובדים מהבית יכולים להמשיך לעקוב ולהיות מחוברים לדאטה.

איך בינה עסקית עוזרת לזהות הזדמנויות חדשות?

באמצעות ניתוח מגמות צרכניות, מעקב אחרי תנודות עונתיות וניטור ביצועים לאורך זמן. ניתן להיעזר במערכת כדי לחשוף דפוסים שחוזרים על עצמם או תבניות התנהגות חדשות, בדרך שמסייעת לארגון לפעול לפני שהמתחרים מזהים את הכיוון.

מה הן נקודות התורפה של מערכת BI?

איכות הנתונים היא קריטית. אם המערכת שואבת ממאגרי המידע נתונים שגויים או בלתי מעודכנים, היא עלולה להוביל את מקבלי ההחלטות למסקנות מוטעות. לכן נדרש תהליך סינון וניקוי של הנתונים לפני הטמעה.

האם BI מתאים גם לארגונים ללא צוות אנליסטים?

מערכות מודרניות כוללות כלים ויזואליים פשוטים להבנה, שמתוכננים להיות נגישים גם לעובדים שניתוח נתונים הוא לא המומחיות שלהם. כך שגם משתמשים לא טכניים במיוחד אמורים להיות מסוגלים לתפעל דשבורדים ולהפיק דוחות, לאחר הכשרה בסיסית. בכל מקרה, כדאי למנות אחראי BI מחלקתי שיציע ליווי והדרכה במידת הצורך.

מהו Self Service BI?

זוהי צורת עבודה שמאפשרת לכל עובד או גורם ניהולי בארגון ליצור בעצמו דוחות וגרפים פשוטים בהתאם לצרכים ולמשימות הספציפיים שלו. שיטה כזו יכולה לתרום להגברת הרלוונטיות של המידע המוצג ולהגדיל את הסיכוי להתבססות על המערכת ביומיום.

צרו קשר להדגמה >