יצירת דוחות ב-SAP לא מועילה? איך לרכז את כל הדוחות במקום אחד
- צוות ביוניט
- 1 ביולי
- זמן קריאה 5 דקות
עודכן: 3 ביולי
פתרונות לניהול ארגוני: למה SAP היא רק חלק מהפתרון
מערכת SAP הינה מערכת נפוצה לניהול נתונים ותהליכים עסקיים. היא מאפשרת לארגונים לאגד נתונים ממחלקות שונות כמו רכש, כספים ומשאבי, ולבנות על בסיסם דוחות ומודלים לטובת קבלת החלטות. מדובר בפלטפורמה עוצמתית מבחינה תפעולית וחשבונאית, שבמקרים רבים הופכת לשלד המרכזי שעליו נשען מערך המידע הפנים-ארגוני.
עם זאת, דווקא המקום המרכזי שתופסת SAP בארגונים, מדגיש את מגבלותיה. תהליכי יצירת דוחות ב-SAP יכולים להיות מורכבים, איטיים ולעיתים פחות נוחים עבור משתמשים מהשורה. הדוחות עצמם מציגים מידע מדויק – אך לא תמיד מזמין או נגיש, ככה שהיכולת להפיק מהם תובנות רוחביות במהירות – מוגבלת. ככל שהארגון גדל, עולה הצורך בכלים נוספים שירחיבו את השימוש בנתונים ויאפשרו מבט רוחבי יותר.
צעד אחד קדימה – גישור על הפער באמצעות מערכות BI
ארגונים רבים מסתמכים על דוחות SAP כמקור מידע עיקרי, אלא שהבעיה מתחילה כשמנהלים מנסים להסיק מהם מסקנות אסטרטגיות או לנתח מגמות לאורך זמן. הדוחות של המערכת לא תמיד נוחים להשוואה, ויזואליזציה או הפקת תובנות עמוקות. התוצאה: שימוש מסורבל, ניתוחים איטיים, וקבלת החלטות שמתבססת על מידע לא שלם.
כדי להשלים את התמונה, אפשר להשתמש במערכות בינה עסקית. במקום להסתמך אך ורק על יצירת דוחות בסאפ, ניתן לחבר את המערכת לפלטפורמות BI מתקדמות, שמושכות את המידע, ומעבדות אותו לכדי תובנות נגישות, גרפים דינמיים ודשבורדים אינטראקטיביים. בדרך זו אפשר לרכז את כל הדוחות במקום אחד – כולל נתונים ממערכות אחרות – להצליב מידע, לזהות חריגות ולחלץ משמעות מהמספרים היבשים, בזמן אמת.
מנתונים לפעולה: כשבינה עסקית נבנית על גבי דוחות SAP
כדי להבין את הערך המוסף של טכנולוגיות BI על גבי מערכות בסיסיות יותר לניהול נתונים, יש להדגיש כי הבינה העסקית לא מבטלת את החשיבות של מערכות המידע הקיימות, אלא הופכת את הנתונים שבהן לכלי ניהולי פרקטי ונגיש יותר. הנה כמה היבטים ש-BI יכולה לשדרג בארגון שעובד עם SAP או מערכות דומות:
תמונה ניהולית מקיפה: אפשרות לראות את המידע בצורה מרוכזת – לא עוד דוחות בודדים לכל תחום, אלא תצוגה אחת שמשלבת את כל הנתונים באופן ויזואלי.
ניתוח מגמות לאורך זמן: במקום לצפות בדוח סטטי, ניתן לבחון התפתחות מדדים לאורך תקופות, לזהות עונות שיא, לעלות על דפוסים ולחזות חריגות.
זמינות נתונים מיידית: בעזרת קישוריות אוטומטית, הנתונים נשאבים ממערכות שונות ומוצגים בזמן אמת – כך שלא צריך להמתין להפקת דוחות ידנית.
שקיפות פנים ארגונית: המידע נגיש לכל מי שצריך אותו, על פי ההרשאות שנקבעו – מה שמייתר שליחת מיילים אינסופית כדי לבקש מידע מכל מחלקה בנפרד.
הצגת נתונים גמישה לפי צורך: כל משתמש יכול לבחור אילו מדדים חשובים לו, במקום להסתמך על דוח גנרי ואחיד.
פחות תלות באנשי IT: כל משתמש יכול לבנות לעצמו תצוגה מותאמת ולנתח נתונים בצורה פשוטה יותר, מבלי להזדקק לעתים קרובות לעזרה טכנית בשליפת דוחות או התאמות קוד.
תרחישים מהשטח – דוגמאות לשינוי צורת העבודה
את האימפקט של שילוב המערכות אפשר לחדד באמצעות מחשבה על סיטואציות נפוצות ממחלקות שונות של עסקים קטנים וגדולים כאחד. כך למשך, במחלקת רכש, מנהלת שרוצה להבין מי מהספקים מאחר בעקביות, תתקשה לשלב מידע על הזמנות, מועדי אספקה ותשלומים מתוך נתוני SAP בלבד. בעזרת מערכת BI, היא תוכל לראות את כל הנתונים האלה על גבי דשבורד שימושי ולקבל החלטה מושכלת במינימום מאמץ.
מנהלת שיווק במפעל תעשייתי, לדוגמה, עשויה לרצות לבחון אם השקת מוצר חדש הביאה לגידול במכירות באזור מסוים. אולי סאפ לבדה תראה לה את נתוני המכירות, אך לא תצביע על הקשר לקמפיין. בעזרת בינה עסקית, היא תוכל לחבר בין נתוני פרסום, לידים, מכירות והחזר השקעה – ולהחליט אם להרחיב את הקמפיין בפלטפורמות הרלוונטיות.
מנכ"ל של סטארט-אפ טכנולוגי, שמתמודד עם שינויים מהירים בשוק, ירצה לעיתים לעקוב אחרי מדדים קריטיים, בהם נטישת לקוחות או רווחיות לפי ערוץ מכירה. שילוב של נתונים מתוך מגוון מערכות מידע, כדוגמת SAP, CRM, Google Analytics– יספק לו את היכולת לקבל החלטות מהירות, מבוססות ונכונות יותר.
צעד אחר צעד: איך עוברים לריכוז דוחות חכם יותר?
המעבר לריכוז חכם של נתונים עסקיים – בפרט כשמדובר בארגונים שעובדים עם דוחות סאפ – הוא תהליך שמתחיל בצורך פרקטי אך נוגע בליבה של קבלת ההחלטות. עבור בתי עסק מסוימים, לא מדובר רק בהטמעת מערכת חדשה, אלא בשינוי תפיסתי: המידע איננו נחלתם של מפתחים ואנליסטים בלבד, כי אם של כל מקבל החלטות בארגון. כדי שהמהלך יצליח, חשוב לפרק את המשימה לשלבים מפורטים:
הגדרת מטרות וצרכים עסקיים - מבררים מה הארגון באמת צריך: שיפור תהליכים? הגדלת מכירות? הפחתת סיכונים? ניהול תזרים בצורה מחושבת יותר? שאלות אלה יגדירו אילו דוחות דרושים ואילו נתונים יש לאסוף.
איסוף ומיפוי של מקורות המידע - מזהים את כלל המערכות שמייצרות נתונים - CRM, סאפ, אקסלים, מערכות שיווק, תפעול וכדומה – ובודקים אפשרות טכנולוגית לייצר חיבור אורגני ביניהן.
בחירה במערכת BI מתאימה - בוחרים בפלטפורמה שתאפשר אינטגרציה נוחה, תפעול פשוט ויכולת בנייה של דשבורדים מגוונים – בהתאם לגודל הארגון והצרכים שלו.
בניית מודל נתונים ודשבורדים - מגדירים את מבנה המידע, בונים את החיבורים בין המערכות ומעצבים את הדשבורדים כך שיתנו מענה תכליתי לכל מחלקה – רכש, כספים, שיווק, ניהול ועוד.
הרצת פיילוט והטמעה מדורגת - מתחילים בקבוצת משתמשים קטנה לבחינת תועלת ושימושיות, מבצעים התאמות לפי הצורך ורק אז פותחים את המערכת לשאר הארגון.
הדרכה וליווי שוטף - מבטיחים שכל משתמש יבין איך להפיק תועלת מהמערכת בפועל – בין אם על ידי הדרכות קצרות, תמיכה פנימית או חניכה מתמשכת.
שיפור מתמיד ותחזוקה נכונה - דשבורדים דינמיים צריכים להתעדכן כדי להישאר רלוונטיים – כך שחשוב לבצע עדכונים תקופתיים, לבדוק שימוש בפועל ולשפר בהתבסס על פידבק מהשטח.
שאלות ותשובות
איך מתמודדים עם התנגדות של עובדים למעבר לכלי BI חדש?
במקרים רבים, הדרך הטובה ביותר היא לשתף את העובדים בתהליך כבר מהשלב הראשון. להסביר את הערך, להציג דוגמאות, להציע שליטה אישית על הדשבורד ולתת מענה לחששות. הדרכה נגישה וסבלנית עשויה להפוך ספקנות לשותפות.
כיצד מודדים את הצלחת תהליך ריכוז הדוחות לאחר ההטמעה?
אפשר לשים לב לשני דברים: האחד, שימוש בפועל – האם המשתמשים נכנסים לדשבורדים? האם הם מפיקים מהם תובנות? השני, השפעה עסקית – האם מתקבלות החלטות מהר יותר? האם התגלו מגמות שלא נראו קודם? הצלחה נמדדת לא בכמות גרפים, אלא בביצועים שנובעים מהם.
מה התועלת בריכוז נתונים גם ממערכות לא תפעוליות, כמו HR או מערכות הדרכה?
שילוב מידע רך (משאבי אנוש, הכשרות, שביעות רצון עובדים) עם נתונים קשים (מכירות, תקציב, יעדים) יוצר תמונה מלאה יותר. למשל, אפשר לזהות קשר בין הכשרות לצמיחה בתפוקה או להבין אם מחסור בכוח אדם משפיע על עמידה ביעדים.
האם אפשר להשתמש בפתרון BI על גבי SAP גם מבלי לחבר את שאר מערכות המידע בארגון?
בהחלט. ניתן להתחיל בצעד מדוד ולהתחבר רק לסאפ, תוך בניית דשבורדים ראשוניים. בהמשך ניתן להרחיב את החיבורים לפי הצורך.
כיצד מתמודדים עם פערי ידע טכנולוגי בין מחלקות שונות בעת המעבר לבינה עסקית?
מתכננים את ההטמעה בצורה הדרגתית, עם דשבורדים מותאמים לרמת המשתמש. נותנים לכל מחלקה כלים פשוטים יותר או תצוגות בסיסיות, ומשאירים – בשלב ראשון – את היכולות המתקדמות למשתמשים מיומנים יותר. בנוסף, הדרכות קצרות וידידותיות מסוגלות להקל על עובדים בעלי אוריינטציה טכנולוגית נמוכה יותר.
האם יש יתרון בפתרונות BI בענן לעומת כאלו שמותקנים מקומית?
פתרונות בענן מאפשרים במצבים רבים גמישות, עדכונים שוטפים, גישה מכל מקום והפחתת עלויות תשתית. עבור ארגונים קטנים-בינוניים זו לרוב הבחירה המועדפת. עם זאת, ארגונים גדולים יותר או כאלה עם מגבלות אבטחת מידע מסוימות, עשויים להעדיף פתרונות בהתקנה מקומית.
