רוצה ליצור דוחות בפריוריטי? איך לצפות בכל הדוחות במהירות ובקלות
- צוות ביוניט
- 5 ביוני
- זמן קריאה 5 דקות
עודכן: 23 ביוני
תוכן העניינים
פריוריטי מבפנים: שימוש עסקי בפלטפורמת ה-ERP הישראלית
פריוריטי היא מערכת לתכנון משאבים ארגוניים (Enterprise Resource Planning) שפותחה בישראל. היא נבנתה מתוך מטרה לספק מענה הוליסטי לעסקים שרצו לרכז במקום אחד את כלל הפעילות הארגונית – רכש, ייצור, כספים, משאבי אנוש, מכירות ועוד. עם השנים הלכה המערכת והתפתחה, תוך התאמה לעסקים במגזרים שונים ולצרכים משתנים, ככה שהתקבלה פלטפורמה גמישה ודינמית שגם עסקים קטנים וגם תאגידים בינלאומיים יכולים להשתמש בה.
העבודה עם פריוריטי מתבצעת מתוך ממשק משתמש שמבוסס על מודולים, כאשר כל אחד מהם מייצג תחום ארגוני אחר. כל פעולה שנעשית במערכת – הוספת הזמנה, הוצאת חשבונית, עדכון פרטי לקוח – נרשמת ומתויקת אוטומטית בבסיס נתונים רחב שמאפשר שליפה מהירה בעת הצורך. המשתמשים בה עובדים מתוך מסכים מותאמים אישית לפי תפקידם. השפה של המערכת פשוטה יחסית, אך עוצמתה טמונה בקשרים שבין המודולים וביכולת של הארגון לייצר תמונת מצב מקיפה באמצעות ממשק אחד בלבד.
למה זה משתלם? היתרונות הארגוניים של דוחות פריוריטי
במהלך העבודה השוטפת, עסקים רבים מסתמכים עדיין על קבצי אקסל כמקור עיקרי לארגון או ניתוח מידע. הבעיה היא שככל שכמות הנתונים גדלה – השיטה הזו הולכת ומתגלה כמוגבלת. ממשק אקסל דורש עדכונים ידניים, חשוף לשגיאות אנוש, ולא תמיד נוח לשליפה של הנתונים בזמן אמת. כאן נכנסים דוחות פריוריטי לתמונה: הם מקדמים דיוק, אחידות ועדכניות, ומסוגלים להעניק מבט רוחבי או נקודתי על כל תהליך או נתון בו אנו מעוניינים. היתרונות הבולטים של המערכת כוללים:
שיפור בקבלת החלטות - בעזרת מידע חי, מפורט וזמין, מנהלים יכולים להגיב במהירות לשינויים, לזהות מגמות מוקדם ולקבל החלטות מבוססות נתונים.
חיסכון בזמן ובמשאבים - הדוחות נשלפים אוטומטית מהמערכת, ללא צורך בהזנה כפולה או בהרצת נוסחאות, וחוסכים שעות של עבודה ידנית.
שקיפות ותחימת אחריות - כל עובד או מנהל מקבל גישה לדוחות הרלוונטיים לתחום עיסוקו בלבד – מה שמונע הצפה ומאפשר התמקדות אפקטיבית ביעדים אישיים או מחלקתיים.
מעקב אחר ביצועים - באמצעות דוחות מותאמים אישית, ניתן לעקוב אחר KPIs, לבחון עמידה ביעדים, לזהות צווארי בקבוק ולעדכן תוכניות בהתאם.
יכולת זיהוי חריגות - הדוחות שבמערכת יכולים להציג לא רק מה קורה באותו רגע, אלא גם להתריע במקרה של חריגה מהרגילות – ירידה דרמטית במכירות, חריגה בתקציב או עודף מלאי פתאומי.
התאמה אישית ברמה גבוהה - המערכת מאפשרת לבנות דוחות בהתאמה מלאה לצרכים של כל מחלקה או תפקיד, כולל סינונים, הגדרת קבוצות עיצוב ויזואלי לפי רצון המשתמש.
אינטגרציה מלאה עם פריוריטי לצפייה בדוחות בזמן אמת — עם ביוניט שילוב מערכות שמייצר תובנות: התממשקות בין פריוריטי לבינה עסקית
פריוריטי מרכזת בתוכה כמות אדירה של מידע, הנאסף באופן שוטף מכל מחלקות הארגון. אבל העובדה שהמידע מוזן ונשמר איננה מספיקה – השאלה החשובה היא איך ניגשים אליו ומשתמשים בו. קיימות דרכים רבות לחלץ נתונים מתוך פריוריטי: החל מדוחות בסיסיים, דרך שאילתות ,SQL ועד ממשקי API מתקדמים. אחת הדרכים הנוחות והוויזואליות ביותר לגשת לנתונים האלה – היא דרך כלים של בינה עסקית.
שילוב של פריוריטי עם פלטפורמות BI מתקדמות מאפשר להלביש על הנתונים הגולמיים שכבת פרשנות ויזואלית. דוחות ארוכים הופכים ללוחות מחוונים צבעוניים, שאינם רק טבלאות אלא מציגים גרפים, מדדים, מגמות ואפילו התראות. ניתן לבנות דשבורדים לפי תחום פעילות, להריץ ניתוחים בזמן אמת ולהציג מידע רלוונטי לפי סוג המשתמש – ממנהלים בכירים ועד אנשי שירות לקוחות. התוצאה: מידע עשיר, מונגש ומובן, שמאפשר לקבל החלטות לא רק מהר יותר – אלא גם חכם יותר.
ERP בפעולה – יישומים במגוון היבטים ארגוניים
בוא נסקור כמה דוגמאות קונקרטיות. במישור הניהולי, מנהל תפעול יכול לעקוב בלייב אחרי תפוקת המחלקות השונות. גרף פשוט יראה לו האם מחלקת הייצור עומדת ביעדים והאם יש איחורים במשלוחים. הוא לא צריך לעבור בין מערכות – הכול מרוכז במקום אחד. בתחום הרכש, מנהלת המחלקה יכולה לבדוק אילו ספקים עומדים בזמני האספקה ומיהם אלו שגורמים לעיכובים. שילוב של דוחות בפריוריטי עם כלי BI יאפשר לה לראות גם את מחירי הרכש לאורך זמן, לזהות מגמות של עלייה או ירידה, ולהתמקח טוב יותר עם הספקים.
סמנכ"ל הכספים עשוי לבחון בקלות את תזרים המזומנים הצפוי לשבועות הקרובים, על בסיס חיובים, תקבולים, משכורות והתחייבויות עתידיות. במקום דוחות סטטיים, הוא מקבל לוח חי שמגיב לשינויים בכל רגע. בזירה השיווקית, ניתן להתחקות אחרי הקשר בין קמפיינים שיווקיים לבין גידול בהזמנות בפועל – ולבחון אילו אפיקים פרסומיים מניבים תוצאות. כל זאת באמצעות חיבור ישיר בין נתוני הקמפיינים לבין נתוני המכירות שנשלפו מפריוריטי, שמופיעים בדוח אינטראקטיבי.
ייצור דוחות בתבונה: קווים מנחים לשימוש חכם במערכת
כשניגשים לבנות דוחות בפריוריטי – בפרט אם מעוניינים להציג אותם במסגרת פלטפורמת בינה עסקית – חשוב להבין שלא כל דוח משרת את אותה מטרה. המפתח להצלחה הוא הגדרה מדויקת של הצרכים והמשימות: מהי השאלה העסקית שנרצה לענות עליה? איזה מידע דרוש לשם כך? מי אמור להשתמש בדוח ובאיזה הקשר – מנהל, נציג, משקיע, גורם חיצוני? באיזו תדירות עתיד הדוח לשמש? האם יש צורך בתיעוד היסטוריית נתונים או רק בתמונת המצב העדכנית ביותר? במקום לבנות עשרות דוחות שלא ייפתחו שוב לאחר הזנת הנתונים, הנה כמה טיפים לצורך יצירת דוחות בפריוריטי בצורה יעילה:
עבוד בגישה מדורגת: התחל מדוחות פשוטים שמתמקדים בשאלות בסיסיות, ולאחר מכן הוסף שכבות עומק בהתאם לצורך – פילוחים, סינונים, גרפים ועוד.
שמור על מבנה ברור ונקי: דוח טוב הוא כזה שמובן גם בלי הסברים ארוכים. השתמש בכותרות ברורות, צבעים מובחנים, סמלים פשוטים וסימונים בולטים לנקודות חריגות.
שלב התרעות והדגשות: שקול להוסיף מנגנוני התראה במקרה של חריגות משמעותיות – ירידה קיצונית, עלייה חריגה או סטייה ניכרת מהיעדים.
שתף ובחן תובנות עם הצוות: אל תבנה את הדוחות לבדך – שתף את העובדים שצפויים להשתמש בהם, כדי להבין מה באמת נחוץ להם ואיך יהיה נכון להנגיש להם את המידע.
חיבור בין ביוניט לפריוריטי מספק דוחות מקיפים ועדכניים בלחיצת כפתור שאלות ותשובות
האם אפשר לייצר דוחות בפריוריטי גם בלי לדעת SQL ?
בהחלט. המערכת כוללת כלים מובנים ליצירת דוחות בצורה יחסית אינטואיטיבית, באמצעות ממשק גרפי שניתן להפעיל בלי ידע טכני סבוך. עבור משתמשים מתקדמים יותר, קיימת גם אפשרות להשתמש בשאילתות SQL לשם דיוק וגמישות מרבית.
האם ניתן לשתף דוחות מחוץ לארגון?
כן. ניתן לייצא דוחות לפורמטים כמו PDF או ,Excel לשלוח אותם במייל אוטומטי בתדירות קבועה או לאפשר גישה מוגבלת למשתמשים חיצוניים לפי הרשאות.
מה עושים כשהארגון צריך כמה דוחות שונים לאותו תחום?
במקרה כזה יוצרים סט של דוחות ממוקדים, שכל אחד מהם עונה על שאלה אחרת – למשל, דוח מכירות לפי אזורים, דוח לפי נציגים, ודוח לפי סוגי מוצרים. ניתן גם לבנות מודול אחד עם פילטרים מתקדמים לבחירה סלקטיבית של הנתונים.
איך יודעים אם הדוח שנבנה הוא באמת אפקטיבי?
אם הדוח מספק תשובה ישירה לשאלה עסקית חשובה, משתמשים בו באופן שוטף, והוא תומך בתהליכי קבלת החלטות – הוא ככל הנראה דוח מוצלח. אם הוא עמוס מדי, לא מובן או לא נוגע בבעיה האמיתית – יש מקום לחשוב מחדש על המבנה שלו, על שיטת איסוף הנתונים או על אופן ההצגה שלהם.
האם ניתן להשתמש בדוחות פריוריטי כדי למדוד שביעות רצון לקוחות?
כן, אם הנתונים הדרושים נאספים במערכת – כדוגמת סקרי משוב, זמני טיפול בפניות או נתוני CRM – אפשר לבנות דוחות שמציגים מדדים איכותיים וכמותיים על חוויית הלקוח ולהצליב אותם עם נתוני מכירות או שירות.
איך ניתן להגן על מידע רגיש בתוך דוחות פריוריטי?
באמצעות מערכת הרשאות מפורטת, ישנה אפשרות להגדיר אילו משתמשים רואים אילו נתונים, למנוע גישה למספרים רגישים במיוחד, ולהפעיל הגבלות על ייצוא או עריכה של דוחות, כך שכל עובד יקבל רק את המידע הרלוונטי אליו.
